INFORMATION OM MAQS PERSONUPPGIFTSBEHANDLING - REKRYTERING

1. INLEDNING

MAQS Advokatbyrå AB, org.nr 556950-7733 och MAQS Advokatbyrå KB, org.nr 916539-0692, (gemensamt benämnda ”MAQS” och individuellt ”bolagen” eller ”vi”, ”oss”, ”våra”) behandlar personuppgifter i olika situationer i vår verksamhet. Här nedanför hittar du närmare information om vår behandling av dina personuppgifter och om hur du kan ta tillvara dina rättigheter.

2. VEM ÄR PERSONUPPGIFTSANSVARIG OCH VEM SKA DU KONTAKTA?

Vår verksamhet i Göteborg, Stockholm och Sundsvall bedrivs i bolaget MAQS Advokatbyrå AB, org.nr 556950-7733, medan verksamheten i Malmö bedrivs i bolaget MAQS Advokatbyrå KB, org.nr 916539-0692. Respektive bolag är självständigt personuppgiftsansvarig för sin behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med gällande lagstiftning, bl.a. den generella dataskyddsförordningen (”GDPR”). För personuppgiftsbehandling på vår hemsida, i poddar och på sociala medier är bolagen dock gemensamt personuppgiftsansvariga. Bolagen är överens om att MAQS Advokatbyrå AB administrerar dessa kanaler och eventuella frågor om den personuppgiftsbehandling som förekommer bör därför riktas dit.

För närvarande utför MAQS Advokatbyrå KB inte tester eller bakgrundskontroller. Vad som anges om testuppgifter, bakgrundskontrolluppgifter, bakgrundskontroller och/eller kontroll av belastningsregister liksom om logik- och personlighetstester, gäller med andra ord inte vid en rekrytering till MAQS Advokatbyrå KB.

Om du vill komma i kontakt med oss kan du kontakta oss på följande sätt:

För Malmö-kontoret:

MAQS Advokatbyrå KB

Adress: Gibraltargatan 7, Box 226, 201 22 Malmö

Telefonnummer: +46 40 664 26 00

För kontoren i Göteborg, Stockholm och Sundsvall:

MAQS Advokatbyrå AB

Adress: Masthamnsgatan 13, Box 11918, 404 39 Göteborg

Telefonnummer: +46 10 265 73 00

För samtliga kontor:

E-postadress: [email protected]

3. VILKA PERSONER BEHANDLAR VI PERSONUPPGIFTER OM OCH VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI?

I samband med rekrytering behandlar vi personuppgifter om kandidater och referenspersoner. Läs mer nedan.

3.1 Kandidater

Kandidat omfattar dig som söker en anställning hos oss. Vi samlar bara in de personuppgifter som vi behöver för att genomföra rekryteringsprocessens olika steg. Vilka personuppgifter som vi samlar in om just dig beror på hur du interagerar med oss. Vi samlar in och behandlar följande kategorier av personuppgifter:

• Identitetsuppgifter: uppgifter som gör det möjligt att identifiera dig, t.ex. ditt namn och personnummer/samordningsnummer. Personnummer behandlas med anledning av vikten av en säker identifiering, enligt 3 kap. 10 § lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning.
• Kontaktuppgifter: uppgifter som gör det möjligt för oss att kontakta dig, t.ex. din adress, e-postadress och telefonnummer.
• Profiluppgifter: uppgifter om din profil, t.ex. kön, ålder, bilder i din ansökan, uppgift om nuvarande tjänst, arbetsgivare eller uppdragsgivare, uppgift om vilken tjänst du visat intresse för.
• Kompetensuppgifter: uppgifter om din kompetens, t.ex. utbildning, yrkeserfarenhet, språkkunskaper och certifieringar.
• Kommunikation: uppgifter i din kommunikation med oss, t.ex. innehåll i e-postmeddelanden eller svar på intervjufrågor som ställts i rekryteringsprocessen och framtida ersättningsanspråk.
• Testuppgifter: uppgifter som rör genomförda tester, t.ex. testresultat, tidpunkt för testet och typ av test.
• Bakgrundskontrolluppgifter: Identitetsuppgifter, Kontaktuppgifter, uppgifter om den aktuella tjänsten och en beskrivning av rollen, samt om rollen medför särskild insyn eller kontroll, en genomgång av avkunnade domar från de tingsrätter som ligger inom det område där kandidaten bott de senaste fem åren, kontroll av betalningsanmärkningar och ärenden hos Kronofogden under de senaste fem åren, samt kontroll av eventuella namnbyten under samma period. Därutöver inhämtas en bekräftelse på att kandidaten är informerad om att en bakgrundskontroll genomförs.

3.2 Referenspersoner

Referensperson omfattar dig som en kandidat har angett som referens i sin ansökan. Vi samlar bara in de personuppgifter som vi behöver för respektive ändamål. Vi samlar in och behandlar följande kategorier av personuppgifter:

• Identitetsuppgifter: uppgifter som gör det möjligt att identifiera dig, t.ex. ditt namn.
• Kontaktuppgifter: uppgifter som gör det möjligt för oss att kontakta dig, t.ex. din adress, e-postadress och telefonnummer.
• Kommunikation: uppgifter i din kommunikation med oss, t.ex. innehåll i e-postmeddelanden eller svar på frågor som ställts i samband med referenstagningen.

4.  BEHANDLINGAR VI SÄRSKILT VILL UPPMÄRKSAMMA DIG SOM KANDIDAT PÅ 

4.1 Bakgrundskontroller och/eller kontroll av belastningsregister

De behandlingar som beskrivs i detta avsnitt gäller endast vid rekrytering till MAQS Advokatbyrå AB

För att kunna bedöma din lämplighet för aktuell tjänst genomför vi en bakgrundskontroll om dig som kandidat. Bakgrundskontroll genomförs vid samtliga rekryteringar och avser den kandidat som är slutkandidat för den aktuella tjänsten. Den bakgrundsrapport vi tar del av innehåller information som på något sätt kan vara relevant att beakta inför tillsättningen. Bakgrundskontrollen genomförs med hjälp av en extern tjänsteleverantör som innehar tillstånd från Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Ett tillstånd från Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) ger ett bakgrundskontrollföretag rätt att, under vissa villkor, behandla uppgifter om lagöverträdelser.

Vår tjänsteleverantör är självständigt personuppgiftsansvarig för sin hantering av dina personuppgifter i samband med genomförandet av bakgrundskontrollen. Du kommer därför att ta emot information från tjänsteleverantören om dess personuppgiftsbehandling. Tjänsteleverantören inhämtar alltid ditt medgivande innan bakgrundskontrollen påbörjas.

Bakgrundskontroller kan genomföras i olika omfattning och vi initierar alltid sådana på den nivå som är lämplig samt proportionerlig i förhållande till den aktuella tjänsten, vilket vanligtvis motsvarar den enklaste och minst genomgripande nivån. Vi som potentiell arbetsgivare tar enbart del av en rapport från vår tjänsteleverantör, med information som på något sätt kan uppfattas som avvikande, eller skulle kunna utgöra en risk i den aktuella tillsättningen av tjänsten för vilken du som kandidat är aktuell. Detta förfarande gör att vi inte behandlar fler personuppgifter än vad som är nödvändigt i förhållande till syftet med den aktuella bakgrundskontrollen.

Vi inhämtar alltid ditt godkännande innan vi genomför en bakgrundskontroll.

4.2 Logik- och personlighetstester som involverar AI

De behandlingar som beskrivs i detta avsnitt gäller endast vid rekrytering till MAQS Advokatbyrå AB.

Som en del av vår rekryteringsprocess genomför vi logik- och personlighetstester med alla personer som ansöker om en anställning hos oss och som uppfyller våra grundläggande krav för tjänsten, såsom viss utbildnings- och betygsnivå. Testerna genomförs med hjälp av vår externa tjänsteleverantör Alva Labs, org.nr. 559103-8178, Luntmakargatan 66, 113 51 Stockholm (”Alva Labs”), och vi ansvarar gemensamt med Alva Labs för behandlingen av dina personuppgifter i samband med inbjudan till och genomförandet av dessa tester (s.k. gemensamt personuppgiftsansvar). Om du vill ta tillvara dina rättigheter gällande personuppgiftsbehandling kopplat till dessa tester ber vi dig att i första hand vända dig till oss och i andra hand till Alva Labs. MAQS är ensamt personuppgiftsansvarig för den slutliga bedömningen av din lämplighet för den aktuella tjänsten hos oss.

Under testerna interagerar du direkt med ett AI-system och är föremål för AI-baserad teknik som används som ett stöd i bedömningen. I vissa fall används AI-tekniken även för att generera intervjufrågor baserade på testresultaten. Inga automatiserade beslut fattas som har rättsliga följder för dig eller som på liknande sätt skulle påverka dig i betydande grad. Slutligt beslut om anställning fattas alltid av oss efter en helhetsbedömning där även andra faktorer vägs in. Du kan läsa mer om testerna på Alva Labs hemsida https://www.alvalabs.se/.

5. NÄR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

5.1 Kandidater

I samband med rekryteringsprocessen kommer vi att behandla dina personuppgifter i enlighet med vad som anges i tabellen nedan. Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter med anledning av incidenter och tillsyn, dina rättigheter enligt GDPR, myndighetsförfrågan eller annan kontakt med myndighet samt vid eventuell fusion, förvärv eller försäljning av vår verksamhet. Läs mer om dessa generella personuppgiftsbehandlingar här.

I detta avsnitt kan du läsa mer om vilka personuppgifter vi behandlar om dig för respektive ändamål, vad vår rättsliga grund är och hur länge vi kommer att behandla dina personuppgifter. Tänk på att vi kan komma att behandla dina personuppgifter för flera olika ändamål samtidigt.

5.2 Referenspersoner

I samband med rekryteringsprocessen kommer vi att behandla dina personuppgifter i enlighet med vad som anges i tabellen nedan. Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter med anledning av incidenter och tillsyn, dina rättigheter enligt GDPR, myndighetsförfrågan eller annan kontakt med myndighet samt vid eventuell fusion, förvärv eller försäljning av vår verksamhet. Läs mer om dessa generella personuppgiftsbehandlingar här.

I detta avsnitt kan du läsa mer om vilka personuppgifter vi behandlar om dig för respektive ändamål, vad vår rättsliga grund är och hur länge vi kommer att behandla dina personuppgifter. Tänk på att vi kan komma att behandla dina personuppgifter för flera olika ändamål samtidigt.

6. VEM DELAR VI DINA PERSONUPPGIFTER MED?

För att kunna administrera rekryteringsprocessen och följa lagar och regler behöver vi dela dina personuppgifter med andra. Här nedanför hittar du närmre information om vilka mottagare vi delar dina personuppgifter med.

6.1 Tjänsteleverantörer

För att vi ska kunna genomföra rekryteringsprocessen och uppfylla övriga ändamål som anges ovan, delar vi dina personuppgifter med våra tjänsteleverantörer. Detta är företag som tillhandahåller oss system nödvändiga för rekryteringsprocessen (såsom rekryteringssystem och kompetenstester) och som hanterar den löpande driften, tekniska supporten och underhåll av systemen.

När tjänsteleverantörer behandlar personuppgifter på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner är de personuppgiftsbiträden till oss och vi ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. De får då inte använda dina personuppgifter för sina egna ändamål och de är skyldiga enligt lag och avtal med oss att skydda dina uppgifter.

Vissa tjänsteleverantörer är självständigt personuppgiftsansvariga för sin behandling av dina personuppgifter. Detta innebär att vi inte styr över hur dessa företag hanterar dina uppgifter, och att de själva bär ansvaret för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Så är fallet exempelvis avseende tjänsteleverantör som genomför bakgrundskontroller, vilka inhämtar ditt medgivande och lämnar separat information till dig om sin personuppgiftsbehandling. För frågor om hur sådana tjänsteleverantörer hanterar dina personuppgifter hänvisar vi dig till respektive tjänsteleverantör.

6.2 Andra/utomstående företag och tredje parter

Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med andra tredje parter:

• Fackliga organisationer: exempelvis för att hantera och bemöta rättsliga krav (exempelvis i samband med en tvist eller rättsprocess).
• Statliga myndigheter: exempelvis, Polismyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Försäkringskassan, Skatteverket, Arbetsmiljöverket och andra myndigheter när det följer av lag eller vid tillsyn/misstanke om brott/överträdelse.
• Domstolar eller skiljenämnd: i händelse av tvist eller annan prövning.
• Andra utomstående parter: exempelvis juridiska- och finansiella rådgivare, banker och revisorer. Dina personuppgifter kan också komma att lämnas ut till potentiella köpare och säljare, och deras rådgivare, om det är nödvändigt för att genomföra en omstrukturering, en fusion, ett förvärv eller en försäljning av alla, eller delar av, våra tillgångar.

6.3 När vår personuppgiftsbehandling sker utanför EU/EES

Vi strävar efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES-området. I vissa situationer kan vi dock komma att behöva överföra dina personuppgifter till samarbetspartners eller tjänsteleverantörer som befinner sig i USA. Vid överföringar till mottagare i USA tillämpas adekvansbeslut från EU-kommissionen för de tredje parter som anslutit sig till EU-US Data Privacy Framework (som du hittar här (artikel 45 i GDPR)). För övriga tredje parter ingår vi EU-kommissionens standardavtalsklausuler (artikel 46 i GDPR), som du hittar här.

7. HUR FÅR VI TAG I DINA PERSONUPPGIFTER?

Vi samlar i huvudsak in de personuppgifter som du som kandidat själv lämnar till oss (exempelvis skriftligt i ansökningshandlingarna eller muntligt vid intervju eller andra kontakter som vi har). Vi kan även samla in uppgifter om dig från de rekryteringsföretag som vi samarbetar med, de referenspersoner som du angivit som referens i dina ansökningshandlingar samt uppgifter från allmänt tillgängliga informationskällor som sociala medier och offentliga register. samt våra anställda, när de gör rekommendationer om potentiella arbetssökande och därigenom lägger till personuppgifter om dig.

För dig som referensperson inhämtar vi dina uppgifter från den aktuella kandidaten.

8. MÅSTE DU LÄMNA IFRÅN DIG DINA PERSONUPPGIFTER?

När vi samlar in uppgifter om dig som kandidat gör vi det bland annat i syfte att administrera rekryteringsprocessen du är aktuell i och för att kunna försvara oss mot eventuella rättsliga anspråk. Om du inte tillhandahåller de personuppgifter som vi efterfrågar kan det medföra att vi inte kan bedöma din lämplighet för en tjänst hos oss och därmed inte erbjuda dig en anställning. Om du känner tveksamhet eller oro för att lämna en viss personuppgift kan du kontakta oss (se avsnitt 2 ovan) för att få ytterligare information.

För dig som är referensperson är det helt frivilligt att delta som referensperson men om du väljer att inte delta kan det få påverkan på rekryteringsprocessen för den aktuella kandidaten.

9. DINA RÄTTIGHETER

9.1 Allmänt

Vi ansvarar för att dina personuppgifter behandlas på ett lagligt, transparent och öppet sätt i förhållande till dig och att dina uppgifter är korrekta och uppdaterade. Du har vissa rättigheter när det gäller vår behandling av dina personuppgifter. Om du vill utöva någon av dina rättigheter kan du kontakta oss genom att använda kontaktuppgifterna i avsnitt 2.

Vi återkommer till dig så snabbt vi kan, och senast inom en månad, från att vi tagit emot din begäran. Om vi inte kan besvara din förfrågan eller behöver mer tid på oss, kommer vi att förklara varför.

9.2 Rätt till tillgång (s.k. registerutdrag)

Du har rätt att få veta om vi behandlar personuppgifter om dig eller inte. Om vi gör det har du också rätt att få information om vilka personuppgifter vi behandlar och hur vi behandlar dem. Du har också rätt att få en kopia på de personuppgifter vi behandlar om dig.

Om du är intresserad av vissa specifika uppgifter ber vi dig att ange det i din begäran. Du kan till exempel specificera om du är intresserad av en viss typ av uppgifter eller om du vill ha information om uppgifter från en viss tidsperiod.

9.3 Rätt till rättelse

Om några av de personuppgifter vi behandlar om dig är felaktiga har du rätt att få dem rättade. Du har också rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter med ytterligare information som behövs för att uppgifterna ska vara korrekta. När vi har rättat dina personuppgifter, eller kompletterat dem med ny information, kommer vi informera de som vi har lämnat ut dina uppgifter till om de uppdaterade uppgifterna, förutsatt att det inte är omöjligt eller för besvärligt. Om du begär det, kommer vi också berätta för dig vilka vi har lämnat ut dina uppgifter till. Om du begär rättelse har du också rätt att begära att vi begränsar vår behandling av dina uppgifter under tiden vi utreder frågan.

9.4 Rätt till radering (rätten att bli bortglömd)

Du har i vissa fall rätt att begära att vi raderar de personuppgifter vi har registrerade om dig. Du har rätt att få dina uppgifter raderade om:

• Uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för eller på annat sätt behandlats.
• Du motsätter dig behandling av uppgifterna som sker med stöd av vårt berättigade intresse och vi inte kan visa att våra skäl till behandlingen väger tyngre än dina intressen.
• Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt.
• Vi har en laglig skyldighet att radera personuppgifterna.

Om vi raderar dina uppgifter efter att du har begärt det kommer vi också informera de som vi har lämnat ut uppgifterna till om raderingen, förutsatt att det inte är omöjligt eller för besvärligt. Om du ber oss, så kommer vi också berätta för dig vilka vi har lämnat ut dina uppgifter till.

9.5 Rätt till begränsning

Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att de i framtiden bara får behandlas för vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller:

• När du anser att uppgifterna är felaktiga och du har begärt rättelse. Då kan du även begära att behandlingen begränsas under tiden som vi utreder om uppgifterna är korrekta eller inte.
• Om behandlingen är olaglig och du inte vill att uppgifterna ska raderas.
• När vi inte längre behöver behandla uppgifterna för de ändamål som vi samlade in dem, men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
• Om du har invänt mot behandling som sker med stöd i vårt berättigade intresse. Då kan du begära att vi begränsar behandlingen medan vi utreder om vårt intresse av att behandla dina uppgifter väger tyngre än dina intressen.

Även om du har begärt att vi begränsar behandlingen har vi rätt att använda uppgifterna för lagring, för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någons rättigheter. Vi får också behandla uppgifterna för skäl som rör ett viktigt allmänintresse. När begränsningen upphör kommer vi att informera dig om detta. Om vi begränsar behandlingen av dina uppgifter kommer vi också informera de som vi har lämnat ut uppgifterna till, förutsatt att det inte är omöjligt eller för besvärligt. Om du ber oss, så kommer vi också berätta för dig vilka vi har lämnat ut dina uppgifter till.

9.6 Rätt att göra invändningar

Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter som sker med stöd av vårt berättigade intresse. Om du invänder mot behandlingen kommer vi, utifrån din särskilda situation, utvärdera om våra intressen att behandla uppgifterna väger tyngre än dina intressen av att uppgifterna inte behandlas för det ändamålet. Om vi inte kan visa avgörande berättigade skäl som väger tyngre än dina kommer vi sluta med den behandling som du invänder mot – förutsatt att vi inte måste behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Om du invänder mot behandlingen har du också rätt att begära begränsning under den tid vi utreder frågan.

9.7 Rätt att klaga

Kontakta oss om du är missnöjd över hur vi behandlar dina personuppgifter, så kan vi gemensamt försöka lösa din fråga, se våra kontaktuppgifter under avsnitt 2 ovan. Du har även rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är svensk tillsynsmyndighet över vår användning av dina personuppgifter. Du har även rätt att ge in ett klagomål till den tillsynsmyndighet i det land där du har din hemvist eller arbetar, eller i det land där du anser att en överträdelse av regelverket ägt rum.

10. ÄNDRINGAR AV INFORMATIONSTEXTEN

Vi förbehåller oss rätten att ändra denna informationstext från tid till annan. Vi kommer att informera dig om eventuella ändringar genom att publicera den uppdaterade informationstexten på vår hemsida.

Informationstexten uppdaterades senast juni 2026.